Продолжение. Начало читайте здесь "Как организовать RFP? Условия необходимые и достаточные. Часть1"
Остановимся подробно на общих условиях процесса RFP. Для исключения в дальнейшем претензий со стороны поставщика рекомендуем включить в RFP следующие условия:
1. RFP публикуется на электронной площадке www.rfp.ltd (указать ресурс для публикации), доступно всем участникам (или указать, что круг участников ограничен).
2. Не является публичными торгами.
3. Все затраты на подготовку предложения компании-участнику не возмещаются.
4. Допускается отвечать не на все вопросы (или требуется ответить на все вопросы).
5. Не потребуется обеспечение заявки.
6. Допускается изменить своё предложение в процессе RFP.
Во второй части RFP отражают перечень вопросов, на которые поставщик должен ответить в своём предложении. Ответы должны дать полное представление о поставщике, что позволит компании-заказчику принять правильное решение при выборе. Заказчик оценивает последовательность и полноту ответов, грамотность, компетентность, задаёт технические вопросы, а также запрашивает предварительное предпроектное решение (актуально при заказе проектных работ). Какие вопросы рекомендуется задать в RFP?
Перечень вопросов к поставщику:
1. Информация о компании, контакты, местонахождение, опыт работы.
2. Ресурсы компании, например, количество квалифицированных специалистов.
3. Ответственное лицо за проект (поставку): ФИО, контакты, опыт работы, квалификация, примеры работ.
4. Краткое описание алгоритма или методики выполнения работы.
5. Сроки поставки, выполнения работ.
6. Условия оплаты.
7. Другие вопросы, связанные со спецификой проекта или поставляемого товара.
Важный момент! Объем обзорной части проекта, количество и содержание вопросов определяется сложностью планируемой закупки, будь то проект, технически сложное оборудование для модернизации технологического процесса. Информации от заказчика должно быть достаточно для составления грамотного ответа поставщика, далее заказчику должно хватить информации для анализа и первичного отбора поставщика.
Как оповестить?
При проведении RFP желательно охватить большее количество поставщиков, чтоб получить больше коммерческих предложений. После создания RFP в виде документа его распространяют среди потенциальных поставщиков. Это делают в бумажном виде, в виде электронной рассылки, путём публикации в СМИ, на электронных площадках. Процесс получения ответов может занять от одной до четырех недель – это зависит от сложности планируемой закупки, количества задаваемых вопросов и других факторов.
Делать электронную рассылку поставщикам не эффективно, ваше электронное сообщение может быть не прочитано. Менеджер компании, которая организовывает RFP, обзванивает поставщиков и уточняет получение запроса предложений.
Публикация RFP в СМИ не охватит всех нужных поставщиков, это не всегда удобно. На небольшие поставки вы не будите публиковать объявление в СМИ.
Все недостатки прямой рассылки запроса и публикации в СМИ можно устранить, если делать RFP на специальной электронной площадке. После публикации запроса предложений на ресурсе www.rfp.ltd автоматически оповещаются все поставщики. Вам не требуется тратить время на поиск поставщика в интернет, заполнение заявки каждому, звонки каждому и уточнения, получили они вашу заявку или нет.
Делать один запрос и собирать все заявки на одном ресурсе – это удобно и эффективно!
А, пообщаться...?
Если у вас очень серьезный проект, то вам не обойтись письменными запросами и ответами. Вам понадобится организовывать встречи, задавать друг другу дополнительные вопросы, обмениваться контактами специалистов и намечать возможные пути дальнейшего сотрудничества. Предупредить поставщиков об этом можно уже на площадке, на стадии создания RFP: в статусе тендера отметьте «Конкурентные переговоры», тогда ваши потенциальные партнёры будут готовиться к встрече с презентацией, и отвечать вам не только письменно, но и при личной встрече.
Встречи могут быть как личные, так и сразу с несколькими компаниями. Распорядок встречи достаточно простой. Сначала представитель компании заказчика коротко представляет проект, описывает важные детали, и как будет происходить отбор. Можно обосновать, почему именно эти компании были приглашены на конкурентные переговоры. Затем проводится сессия коротких вопросов и ответов, всё должно быть оформлено в виде документа.
Конкурентные переговоры полезны по многим причинам. Здесь дополнительно выносятся вопросы, которые были не учтены в письменном RFP. Уровень организации встречи и подготовки к ней показывает реальный интерес к этому проекту всех участников.
Важно понимать! Для поставщиков – это не первый RFP, к которому они готовятся, тратят время, поэтому могут относиться без лишнего энтузиазма. Не следует перегружать потенциальных партнёров излишними вопросами, которые не относятся к делу непосредственно. Важно научиться делать RFP профессионально без лишнего пафоса, только конкретные вопросы, хорошо организованные встречи по времени и по повестке.
Кто же лучший?
Если процесс RFP и конкурентные переговоры проводятся открыто, то процесс оценки делают максимально закрытым. В это время поставщики не должны контактировать с менеджерами команды компании заказчика. Здесь появляется еще одно преимущество электронной площадки: поставщики видят сроки окончания приёма заявок. После завершения работы комиссии рекомендуется известить поставщика о статусе его предложения. Если были задействованы несколько компаний-поставщиков, и они потратили значительное время на подготовку предложения, то рекомендуется разослать им письма с благодарностью за участие и объявлением вашего решения. Грамотный ответ поставщику будет хорошим залогом дальнейшей работы, и создаёт репутацию компании!