RFP (Request for proposal) переводится с английского, как «запрос предложения».
Это процедура, в которой организации-заказчики приглашают поставщиков поучаствовать в запросе предложений и продемонстрировать свои возможности в коммерческих предложениях. RFP охватывает неограниченный круг лиц. При RFP от поставщиков требуется более детальная проработка предложений, чем при личном обращении заказчика в каждую организацию, поскольку затруднительно по времени обращаться к каждому поставщику и объяснять, какую информацию хотелось бы получить от организации помимо цены и сроков поставки.
RFP может быть открытым с публикацией извещения в печатных средствах массовой информации или в сети Интернет и закрытым с участием лиц, заранее получивших персональное приглашение к участию в запросе. В последние годы такая процедура определения контрагента получила широкое распространение. Дабы соблюсти принцип охвата широкого круга лиц и вовлечь в процесс RFP больше участников рекомендуется делать запрос предложений на специализированных электронных площадках в сети Интернет.
Кто делает запросы предложений?
Запросы коммерческих предложений делают государственные и муниципальные заказчики для определения начальной максимальной цены контракта и цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком в соответствии со статьей 22 федерального закона от 05 апреля 2013 года №44-ФЗ.
Юридические лица, которые выполняют закупки по федеральному закону от 18 июля 2011 года №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» делают запрос предложений на тендерных площадках, и это является одним из способов торгов наряду с конкурсом, аукционом. Существуют тендерные площадки специально для таких организаций.
Коммерческие организации, которые не относятся к вышеперечисленным, и которые осуществляют закупки товаров, работ, услуг на обеспечение собственных нужд, также могут выполнять запросы предложений и (или) цен публично на специализированных электронных площадках. Тендерные площадки, организованные для юридических лиц по 223-фз, не очень удобны и требуют соблюдение процедуры закупок, поэтому для запроса цен и (или) предложений, рекомендуем электронную площадку www.rfp.ltd, на которой процедура RFP упрощена, но остаются функциональные возможности. Площадка RFP специализируется на размещении запросов цен и (или) предложений на закупку товаров и услуг для текущей и производственной деятельности организации.
Основные причины внедрения RFP в бизнес процесс.
Применяя RFP при поиске контрагента, организация-Заказчик информирует широкий круг поставщиков о планируемой закупке. Этим действием заказчик стимулирует поставщика к представлению более выгодного предложения, чем при личном обращении. Поставщик осознает, что закупка производится на конкурентной основе, и организации-конкуренты также примут участие в RFP.
На предприятии, которое активно применяет RFP-инструмент, рабочее время специалистов высвобождается для решения более важных задач, потому что им не требуется тратить его на поиск поставщика в Интернет, писать каждому личные запросы. При RFP поставщик сам находит организацию-заказчика и детально прорабатывает своё коммерческое предложение. В этом случае задача по поиску переключатся на поставщика.
Сегодня нам ещё непривычно думать об этом, но с ростом количества компаний поставщиков и насыщением рынка определенными товарами и услугами, картина постепенно будет меняться и RFP станет обычным инструментом для специалиста отдела закупок, таким как программа 1С для бухгалтера.
При RFP формулируются вопросы к поставщику, что обеспечивает единообразие коммерческих предложений, что позволит избежать предвзятости при анализе и выборе поставщика и сэкономит время на рассмотрение предложений и принятие решений.
При RFP заказчик формирует структурированные требования к качеству и объему товара, к условиям поставки, далее это способствует детальной проработке контракта.
RFP привносит элементы естественного отбора в процесс выбора поставщиков: кто не способен грамотно ответить на RFP скорее всего не надежный партнёр. Заказчика должно насторожить плохое качество составления коммерческого предложения. Как правило, у несерьезных организаций коммерческие предложения составлены неграмотно и небрежно. Коммерческое предложение должно быть без опечаток, стилистически ясно изложено, содержать информацию, которую легко перенести в контракт и не тратить время на проработку деталей.
RFP отсекает недобросовестных участников: посредников и фирмы-однодневки. Недобросовестные поставщики избегают публичности. Товары, предлагаемые посредниками заведомо не конкурентные по цене и срокам поставки. Но иногда у заказчика отсутствует выбор из-за сложности прямого поиска компаний в Интернет, и он натыкается на хорошо продвинутые сайты фирм без склада и без адреса. В этом случае заказчику приходится покупать товар по заведомо высокой цене и зачастую низкого качества при этом гарантии качества товара перед ним никто не несёт.
Резюмируя вышесказанное, отметим основные преимущества применения RFP:
- охват широкого круга лиц, есть выбор среди большого количества предложений, что может снизить стоимость закупки;
- экономия времени сотрудников, как на поиске организаций в Интернет, так и на индивидуальных запросах, далее на анализе заявок;
- отсечение недобросовестных участников, так как они избегают публичности и неконкуренты по цене.
В целом RFP повышает эффективность закупочной деятельности организации, а поставщика стимулирует к развитию конкурентных способностей.
В каких случаях RFP - это торги?
Запрос коммерческого предложения для частных организаций является формой торгов в том случае, если в своей публикации заказчик сообщил об объявлении торгов, а именно прописал своё обязательство выбрать лучшее предложение, соответствующее критериям отбора, и заключить контракт на поставку товара или оказания услуги.
Проведение запроса предложений в виде торгов требует от заказчика соблюдение срока и порядка размещения извещений, а также качественной проработки технического задания с указанием всех технических характеристик, свойств товаров и объема услуг, срока поставки и критерии отбора: цена, качество, срок поставки. Если заказчик упустит важную деталь, то придётся выбирать из предложений, которые заведомо не отвечают пожеланиям заказчика. Перед объявлением торгов организации требуется разработать и утвердить положение о закупочной деятельности, в котором прописать, что помимо конкурсов и аукционов в организации могут применять иные способы торгов, такие как запросы коммерческих предложений, запросы цен.
Всё это усложнит закупочную деятельность предприятия и не приведёт к повышению эффективности работы отдела закупок. Поэтому коммерческие организации могут публиковать запросы предложений без объявления о торгах, в этом случае организация имеет право не выбирать контрагента среди предложений. Юридические лица свободны в заключении договора. Понуждение к заключению не допускается, за исключением, когда обязанность заключить договор предусмотрена законом или добровольно принятым обязательством (ст. 421 ГК РФ).
Коммерческие организации могут применять RFP, не объявляя торги, при этом поставщики в борьбе за клиента будут участвовать в запросе предложений! RFP – это эффективный инструмент при осуществлении закупок в организациях, рекомендуется опробовать его на нашем ресурсе!
Как это сделать читайте в статье «Как создать запрос цен? Инструкция по применению».
Если понравилась статья, поделитесь в социальных сетях!